قاموس مصطلحات أنظمة إدارة الأعمال

البيع والمدفوعات

نقطة البيع (POS)

الشاشة اللي بتتقفل عليها البيعة. بتسجل اتباع إيه، وبتاخد الفلوس، وبتطلع الفاتورة. ولما تكون جزء من سيستم كامل مش جهاز لوحده، نفس الحركة بتنزل الصنف من المخزون وتسجل البيعة في ملف العميل. دليل اختيار برنامج الكاشير

سيستم كاشير

الاسم الدارج لنقطة البيع مع الحتة الخاصة بالفلوس: فتح وقفل الوردية، وعد الدرج، وتسجيل المرتجعات، ومطابقة الكاش مع الفيزا والمحافظ وقت القفل.

الفاتورة

المستند اللي بيقول اتباع إيه، وبكام، والضريبة كام، واتدفع كام، وفاضل كام. الفاتورة سجل قانوني، وعشان كده أي تعديل فيها لازم يسيب أثر.

ضريبة القيمة المضافة

ضريبة بتتحسب على سعر السلع والخدمات. الفاتورة الصح بتفصل المبلغ الخاضع للضريبة عن المعفي، فالإجمالي يبقى قابل للمراجعة مش مجرد رقم مكتوب.

الفاتورة الإلكترونية

إرسال الفواتير لمصلحة الضرائب إلكترونيا بدل الورق. السيستم الجاهز للفاتورة الإلكترونية بيكون مخزن أصلا الحقول المطلوبة، فالالتزام بيبقى إعداد مش إعادة بناء.

العربون

جزء من الفلوس بيتاخد وقت الحجز وبيتخصم من الحساب النهائي. العربون أقوى أداة ضد النو شو، لأن العميل بقى عنده حاجة يخسرها.

التقسيط

تقسيم فاتورة واحدة على دفعات بمواعيد، وده شائع في كورسات العلاج والبرامج الطويلة. السيستم المفروض يتابع المدفوع والمستحق والمتأخر من غير ما تمسك ليستة جنب.

الحجوزات والعملاء

سيستم حجوزات

برنامج ماسك تقويمك وبيخلي العميل يحجز معاد. عارف مدة كل خدمة، ومين من الفريق ينفذها، وأنهي غرفة أو جهاز محتاجة، فمش بيعرض غير المواعيد الفاضية فعلا. دليل نظام الحجوزات

صفحة حجز أونلاين

صفحة ليها لينك خاص بيك، العميل يختار منها الخدمة والمعاد والموظف من غير ما يكلمك. شغالة على مدار اليوم، وعند أغلب الأنشطة الخدمية هي أكبر مصدر للحجوزات بره مواعيد الشغل.

نو شو (الغياب بدون إلغاء)

عميل حاجز ومجاش ومالغاش، فالمعاد ضاع من غير دخل. رسائل التذكير التلقائية والعربون هما أشهر طريقتين لتقليله. إزاي تقلل الغياب

CRM (إدارة علاقات العملاء)

الجزء اللي بيخزن عملاءك وكل اللي حصل معاهم: الزيارات، والصرف، والمديونية، والتفضيلات، والملاحظات، والملفات. الـ CRM الكويس هو اللي بيخلي الزيارة التانية شخصية.

ملف العميل

سجل واحد لكل عميل فيه تاريخه كله. في العيادة بيشيل كمان الملاحظات السريرية والروشتات ونتائج التحاليل، وفي الصالون بيشيل التركيبات والتفضيلات، وفي مكتب المحاماة بيشيل القضايا ومواعيد الجلسات.

العضوية

اشتراك متكرر بيدي العميل حق دخول أو مزايا لمدة، زي شهر الجيم أو باقة متابعة في العيادة. العضويات بتحول الزيارات المتفرقة لدخل شهري متوقع.

الباقة

عدد جلسات بيتدفع مقدما وبيتخصم مع الوقت، زي عشر حصص تدريب أو ست جلسات علاج. السيستم المفروض يوري الباقي وينبه لما يقرب يخلص.

نقاط الولاء

نقاط بتتجمع مع الصرف وبتتخصم من مشتريات جاية. الولاء بينفع لما العميل يشوف رصيده والاستبدال يتم بضغطة على الكاشير.

كوبون الهدية

قيمة مدفوعة مقدما بيشتريها حد ويستخدمها حد تاني. الكوبون فلوس دخلت قبل ما الخدمة تتقدم، فمحتاج متابعة كالتزام مش كبيعة عادية.

المخزون والموردين

المخزون

الرصيد اللحظي للي عندك. المخزون الحقيقي بيزيد بالشراء وبينقص بالبيع وبينقص كمان لما الخدمة تستهلك خامات، فالرقم اللي على الشاشة يبقى هو الرقم اللي على الرف.

SKU (وحدة حفظ المخزون)

الكود اللي بيميز صنف واحد بالظبط. القميص مقاس M والقميص نفسه مقاس L دول SKU اتنين، وده اللي بيخلي السيستم يقول لك إن الـ M خلص والـ L مكوم.

المتغير (Variant)

نسخة من المنتج بتختلف في المقاس أو اللون أو الحجم. المتغيرات بتشترك في اسم المنتج، لكن كل واحد ليه رصيده وباركوده وأحيانا سعره.

أمر الشراء

سجل اللي طلبته من المورد، وبكام، واللي وصل فعلا. استلام أمر الشراء هو اللي المفروض يزود المخزون، وهو كمان اللي بيديك سعر تكلفة حقيقي عشان تحسب الربح صح.

تنبيه نفاد الصنف

حد أدنى بتحدده لكل صنف، فالسيستم ينبهك قبل ما يخلص، مش بعد ما ترد عميل بإيده فاضية.

الفريق والتشغيل

العمولة

نصيب الموظف من اللي باعه أو نفذه. القواعد بتختلف حسب الخدمة أو المنتج أو التارجت، وحسابها بالإيد آخر الشهر من أشهر أسباب الخلافات على المرتبات.

الوردية

فترة شغل محددة لموظف أو لدرج فلوس. الورديات هي اللي بتخلي تعرف مين كان موجود وقت البيعة ومين مسؤول عن الدرج وقت القفل.

الأدوار والصلاحيات

قواعد بتحدد كل مستخدم يشوف إيه ويعمل إيه. لما تتظبط صح، الريسبشن بيدير التقويم من غير ما يشوف هوامش الربح أو يقدر يمسح فاتورة.

تعدد الفروع

إدارة أكتر من مكان من حساب واحد. لما تتعمل صح، بتبقى تقارير مجمعة على مستوى الفروع، ومخزون واضح لكل فرع، وموظفين ومواعيد تابعين للفرع اللي بيشتغلوا فيه.

البرنامج والبيانات

SaaS (برنامج كخدمة)

بتشترك وتستخدم البرنامج من المتصفح بدل ما تشتري رخصة وتشغل سيرفر، فالتحديثات والنسخ الاحتياطي والحماية بتوصلك من غير ما تعمل حاجة.

تصدير البيانات

إخراج سجلاتك في ملف قياسي زي CSV أو Excel. إمكانية التصدير في أي وقت هي الاختبار العملي إن البيانات فعلا ملكك.

المصادقة الثنائية

إثبات هوية تاني، غالبا كود، فوق كلمة السر. أرخص حماية حقيقية ضد إن باسورد مسروق يوصل لملفات عملائك. سياسة الأمان عندنا

سجل التدقيق

سجل ثابت بيقول مين عمل إيه وامتى. لما سعر يتغير أو فاتورة تتلغي، سجل التدقيق هو اللي بيحول الكلام لحقيقة.

المساعد (Co-pilot)

مساعد مبني جوه البرنامج، بيشتغل من بيانات نشاطك اللحظية، وبيجاوب بلغة عادية، وبيجهز شغل تراجعه وتأكده، مش بيجاوب من مقال مساعدة عام. Gigx إيه

اقرأ كمان